Die Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 sieht für bestimmte Umsätze zwischen Unternehmern und öffentlichen Auftraggebern die Abrechnung in Form von elektronischen Rechnungen vor. Elektronische Rechnungen sind in diesem Zusammenhang als strukturierter Datensatz in einem bestimmten Format zu verstehen. Die Umsetzung der Richtlinie in der Bundesrepublik Deutschland oblag den Bundesländern und führte zu uneinheitlichen Regelungen hinsichtlich des Umfangs und des zeitlichen Anwendungsbereiches. Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich auf die Regelungen in Rheinland-Pfalz, basierend auf dem Landesgesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (E-Rechnungs-Gesetz Rheinland-Pfalz – ERechGRP) und der Landesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz – ERechVORP). In anderen Bundesländern bestehen hiervon abweichende Regelungen.
Grundsätzlich ist zwischen der Annahmeverpflichtung einer elektronischen Rechnung durch Kommunen und kommunale Einrichtungen und der Lieferantenverpflichtung der an die Kommunen oder kommunale Einrichtungen leistenden Unternehmer zu unterscheiden. Von den Regelungen der Annahmeverpflichtung und der Lieferantenverpflichtung können auch Eigengesellschaften betroffen sein. Hierbei kommt es aber auf den Einzelfall an.
Die Annahmeverpflichtung (§ 2 Abs. 1 ERechGRP) betrifft neben Gemeinden und Landkreisen auch kommunale Einrichtungen wie Zweckverbände, Anstalten des öffentlichen Rechts Eigenbetriebe und einzelne Eigengesellschaften. Seit dem 18.04.2020 sind diese juristischen Personen des öffentlichen Rechts verpflichtet, elektronische Rechnungen, die den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der jeweiligen landesspezifischen Ausprägung entsprechen, anzunehmen. Auf den Betrag der Rechnung oder den Auftragswert kommt es dabei nicht an.
Die Übermittlung und der Empfang elektronischer Rechnungen ist in § 6 der ERechVORP geregelt. Demnach haben Rechnungsteller und Rechnungssender für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen den zentralen elektronischen Rechnungseingang (Basis-Dienst gemäß § 25 Abs. 4 Nr. 9 E-Government-Gesetz Rheinland-Pfalz) zu nutzen, wenn der Rechnungsempfänger eine Behörde des Landes, der Gemeinden oder der Gemeindeverbände und nicht nach § 1 Abs. 2 bis 4 des E-Government-Gesetzes Rheinland-Pfalz befreit ist.
Die Lieferantenverpflichtung gilt ab dem 1. April 2025. Gemäß § 3 Abs. 2 ERechVORP müssen, abgesehen von Rechnungen aufgrund von öffentlichen Aufträgen, die aufgrund von Ausnahmetatbeständen von der Anwendung des Teils 4 des GWB ausgenommen sind, Rechnungssteller gegenüber öffentlichen Auftraggebern elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln. Eine Befreiung von der Pflicht zur Übermittlung von E-Rechnungen ist nur möglich, wenn die Erfüllung der Anforderungen der Landesverordnung an die Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen eine unzumutbare Härte darstellt. Nach § 10 S. 2 ERechVORP sind somit für Leistungen an öffentliche Auftraggeber ab dem 01.04.2025 grundsätzlich zwingend E-Rechnungen zu stellen und diese auch grundsätzlich über das Portal des zentralen Rechnungseingangs zu empfangen. Hierfür ist eine entsprechende Registrierung unter https://e-rechnung.service.rlp.de in die Wege zu leiten, da die juristische Person des öffentlichen Rechts als öffentlicher Auftraggeber dem Auftragnehmer die sogenannte Leitweg-ID mitteilen muss unter deren Angabe der Auftragsnehmer sodann die E-Rechnung zu senden hat.
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